Activerend confereren:

Het Olympiade-conferentiemodel

De term 'Olympiade' verwijst naar de vijf in elkaar grijpende ringen die tezamen het symbool van de Olympische Spelen vormen. Vanuit ditzelfde idee wordt ook de Olympiade-conferentie opgebouwd. De Olympiade-conferentie kent een eenvoudige opzet. De deelnemers bestaan uit vertegenwoordigers van verschillende maatschappelijke segmenten, elk gegroepeerd in een eigen ring. Deze ringen komen in de eerste twee rondes afzonderlijk bij elkaar, vervolgens confereren zij plenair in een derde ronde. In deze laatste ronde wordt toegewerkt naar een definitief, gezamenlijk gedragen standpunt of besluit. Dit alles moet zich afspelen in een tijdsbestek van één dagdeel.

De vijf ringen :

Eerste ring: creatieve generalisten

De eerste ring bestaat uit origineel denkende en hooggekwalificeerde generalisten: mensen die niet direct belanghebbenden zijn bij het behandelde onderwerp, maar die vanuit een onafhankelijke positie het denkproces verder kunnen stimuleren. Generalisten spelen een belangrijke inhoudelijke rol op een Olympiadeconferentie. Zij kunnen de conferentie diepgang geven, creatieve voorzetten geven, onvermoede gezichtspunten aandragen, de discussie aanscherpen en in het plenaire debat verschillen overbruggen en eventueel nieuwe richtingen aangeven.

Tweede ring: politici en bestuurders

De tweede ring bestaat uit landelijke, provinciale of gemeentelijke politici of andere bestuurders. De keuze van de bestuurslaag en de specifieke door hen beheerde portefeuilles hangt af van het conferentieonderwerp, alsmede van het beoogde doel. In aanmerking komen Tweede-Kamerleden, raadsleden, burgemeesters, wethouders, vertegenwoordigers van politieke partijen e.d. Deze ring wordt evenwichtig uit het politieke spectrum gerekruteerd.

Derde ring: beslissers

De derde ring bestaat uit bestuurlijk en/of executief verantwoordelijken, mensen die terzake van het conferentieonderwerp wettelijk dan wel anderszins vastgelegde bevoegdheden of (machts)middelen hebben. Afhankelijk van het onderwerp kunnen dit de verantwoordelijke wethouders zijn, directeuren van publieke dienstverlenende instellingen of overheidsorganen, maar ook directies van bedrijven of private organisaties. Te denken valt aan rijksambtenaren en gemeenteambtenaren, vertegenwoordigers van ministeries, van corporaties en van uitvoerende organisaties in de sociale zekerheid, van welzijns- en zorginstellingen, adviesbureaus, landelijke organisaties, arbeidsbemiddeling, managers uit het bedrijfsleven, politie.

Vierde ring: wetenschappers en deskundigen

De vierde ring bestaat uit deskundigen en experts afkomstig uit universitaire kring, onderzoeksinstituten, expertisebureaus of soortgelijke instellingen. Zij worden uitgenodigd op basis van de verwachting dat zij een relevante en onafhankelijke inbreng hebben op het in de conferentie aan de orde zijnde vraagstuk. Van hen wordt verwacht dat zij specifieke kennis kunnen aandragen over juridische haalbaarheid, juistheid, grondigheid, etc. Ze moeten tevens in staat zijn in te spelen op andere ringen: kritisch analyseren, creatief stimuleren.

Vijfde ring: de ervaringsdeskundigen

De vijfde ring bestaat uit mensen aan de basis van de samenleving die te maken hebben met het onderwerp van de conferentie. Te denken valt aan bewonersorganisaties, belangen- en initiatiefgroepen, specifieke groepen als jongeren of allochtone organisaties, maar ook ondersteunende beroepskrachten uit het veld, zoals het opbouwwerk e.d.

De discussierondes

In principe wordt de conferentie gehouden in een beperkt tijdsperspectief: één (lang) dagdeel. De ervaring leert dat daarin en daarmee de optimale spanningsboog en dynamiek tot stand komt. De vijf ringen van deelnemers behandelen een specifieke vraag- of probleemstelling. Deze is voorafgaande aan de conferentie geformuleerd. De discussies vinden plaats in drie rondes. De eerste twee rondes worden gehouden in de eigen ring: iedere groep benadert het onderwerp eerst intern vanuit hun eigen invalshoek. De groepsleden bediscussiëren en formuleren visies en doelstellingen binnen de beslotenheid van de eigen kring. In de laatste ronde worden de verschillende ringen letterlijk en figuurlijk 'in elkaar geschoven' in een plenaire bijeenkomst. In deze plenaire bijeenkomst is eerst gelegenheid voor confrontatie en discussie tussen de verschillende gezichtspunten. Uiteindelijk moeten de vijf ringen in deze plenaire bijeenkomst tot een gezamenlijk slotakkoord komen, waarin de verschillende visies voldoende tot hun recht komen. Zo komt er een concreet, gezamenlijk gedragen eindproduct op tafel te liggen: een antwoord op de probleemstelling, een verheldering van posities, een verslag of document.

Variaties zijn mogelijk

De hierboven genoemde samenstelling van de verschillende ringen is de basis van het model. Er zijn echter varianten mogelijk en in de praktijk ook wel toegepast. Ook kan het nodig zijn om te variëren in tijd en plaats. Bijvoorbeeld als een van de ringen niet gemakkelijk kan worden georganiseerd of niet gemakkelijk deelneemt aan een conferentieachtige activiteit. Zo kan er bijvoorbeeld op een ander tijdstip en op een andere (meer vertrouwde) plaats een 'ring'-bijeenkomst plaatsvinden met wijkbewoners of met vertegenwoordigers van een allochtonengemeenschap. De opbrengst van deze bijeenkomst kan vervolgens worden ingebracht tijdens de sessie van de Olympiade-conferentie.

Toepasbaarheid van het Olympiade-model

De Olympiade-conferentie kan met name haar diensten bewijzen bij drie belangrijke situaties:

1. Probleem verheldering en verdieping.

•  Wanneer bij de betrokkenen de vraagstukken en uitdagingen nog teveel alleen maar door de 'eigen bril' worden bekeken.

•  Wanneer het van belang is dat de betrokkenen gezamenlijk alle aspecten van een vraagstuk bezien in het besef dat gemis aan kennis, informatie en contact geen belemmerende factoren hoeven te vormen om tot een gezamenlijke oplossing te komen.

2. Klimaatverbetering

•  Wanneer de verhoudingen sleets zijn geraakt.

•  Wanneer er een te grote mate van apathie aanwezig is.

•  Wanneer actoren elkaar in bepaalde rollen gevangen houden.

•  Wanneer 'een-tweetjes' plaats moeten maken voor overleg tussen meer betrokkenen.

3. Een sprong van oud naar nieuw beleid

•  Wanneer andere/nieuwe actoren moeten gaan participeren of hun participatie zwaarder mee moet gaan wegen.

•  Wanneer 'sectoraal' vervangen moet worden door 'integraal'.

•  Wanneer een problematisch 'vraagstuk' waarin men teveel gevangen zit, moet worden omgezet in een intrigerend of integrerend 'waagstuk'.

•  Wanneer er brandstof voor verandering gesprokkeld moet worden.

De Olympiade-conferentie is een effectieve werkvorm gebleken om in korte tijd maximaal rendement te behalen waar het gaat om de bovenbeschreven situaties. Diverse Olympiades in het land hebben originele en inspirerende inzichten opgeleverd, belangen en verlangens van uiteenlopende deelnemende actoren zijn verdiept, er zijn soms nieuwe samenwerkingsperspectieven uit voortgekomen. Ook in andere maatschappelijke velden is de Olympiade-conferentie in opmars. In de praktijk is het Olympiade-model een goede conferentievorm gebleken voor het bereiken van consensus tussen heel verschillende belangengroepen: bewoners en hun vertegenwoordigers en ondersteuners, belangenorganisaties, milieuorganisaties, politie, corporaties, opbouwwerk, instellingen voor welzijnswerk, zorginstellingen, gemeenten, ministeries, kamerleden, gemeenteraadsleden etc. De Olympiade is uitermate geschikt voor conferenties over thema's die in de samenlevingsopbouw actueel zijn: leefbaarheid, veiligheid, sociale zekerheid, lokaal sociaal beleid, wijkgericht werken en dergelijke. Het is resultaatgericht en een goed medium om consensus te bereiken tussen groepen met verschillende belangen. Dat betekent niet dat de Olympiade-conferentie de kip met de gouden eieren is. Basisvoorwaarde blijft altijd dat de deelnemende partijen bereid moeten zijn naar elkaar te luisteren en dat de wil er is om tot een gezamenlijke oplossing te komen. De Olympiade is minder geschikt om harde belangentegenstellingen of conflicten tot een oplossing te brengen.

Geen vrijblijvendheid

Het is de bedoeling van een Olympiade-conferentie om naar een eindresultaat toe te werken: het behalen van consensus op een bepaald terrein, het openen van nieuwe gezichtspunten om een ongewenste status-quo op te heffen, een breekijzer om een moeizaam verlopend proces uit het slop te trekken. Het is geen vrijblijvende discussieronde. Er moet dus, op welke manier dan ook maar, een follow-up komen om te toetsen of men zich aan de gemaakte afspraken heeft gehouden. Tijdens de conferentie moet hiertoe al de eerste aanzet geboden worden.

Dat betekent dat alle partijen aan het slot van de conferentie zich moeten kunnen vinden in het eindresultaat. Daaraan moeten de partijen zich van tevoren ook min of meer committeren: dat zij de uitkomsten ter harte nemen en bereid zijn deze te onderschrijven. Ieders inbreng is gegarandeerd door de aanvankelijke opdeling in de verschillende ringen. Bovendien bewaken de generalisten tijdens de slotsessie de formulering van een evenwichtige eindconclusie waarin alle partijen zich moeten kunnen vinden.

Het is dus ook van belang dat een Olympiade-conferentie afgesloten wordt met een tastbaar resultaat. Dat kan een kort eindverslag zijn waarin gezamenlijke doelstellingen of resultaten worden onderschreven, of de formulering van een aantal standpunten, een persconferentie, noem maar op. De notulisten kunnen daar later een definitief eindrapport van maken, maar de basis moet op de conferentie zelf gelegd worden.